Terug

CWO nieuwsbrief november 2017

Beste lezer,

Per 1 november is de tijdelijke huisvesting en uitvoering van het CWO secretariaat, voor een periode van maximaal 6 maanden overgedragen aan HISWA vereniging. Na 30 april 2018 dient het CWO-secretariaat structureel te zijn gehuisvest. Tevens heeft de ANWB de CWO op 18 oktober jongstleden laten weten dat zij per 1 januari 2018 uit de stichting CWO stappen. Het besluit is ingegeven door interne keuzes, waarbij binnen het domein Vrije Tijd de specifieke aandacht voor de watersport verder wordt afgebouwd. Mede daardoor is binnen het bestuur van de CWO en tussen de organisaties die in het CWO vertegenwoordigd zijn, een discussie gaande over de toekomst en koers van de CWO.

Het secretariaat heeft de afgelopen vijf maanden, onder de vleugels van het Watersportverbond, hard gewerkt aan het verder verbeteren van de bereikbaarheid en dienstverlening om alle locaties en vrijwilligers zo goed mogelijk te ondersteunen. Er is getracht op iedere vraag een adequaat antwoord te geven. Zeker in de zomerperiode en navolgende periode is het secretariaat druk geweest met het administratief verwerken van de vele controles, PvB’s en actuele vraagstukken. Waar nodig zijn er in diverse processen aanpassingen gedaan en is er geanalyseerd waar er nog ruimte is voor verbetering.

Er is een uitgebreid overdrachtsdocument opgesteld om de overdracht zo soepel mogelijk te laten verlopen. Naast een overzicht van alle systemen en afspraken met derden, zoals de webshop, website en het maken van de passen, wordt er in dit document ook aangegeven wat er de afgelopen maanden door het secretariaat is opgepakt en welke (lopende) zaken de directe aandacht verdienen. Naast het overdrachtsdocument zal er ook een mondelinge overdracht plaats vinden en een uitgebreide uitleg over het gebruik van het boekhoudprogramma, Salesforce en andere processen.

We zijn het Watersportverbond en haar medewerkers, dankbaar voor al het harde en goede werk dat er is verricht. Er moest, vanwege het faillissement van Groei Direct, snel geacteerd en geïmproviseerd worden. Gelukkig kon het Watersportverbond ons van dienst zijn en zijn de secretariaatswerkzaamheden met veel passie en kunde opgepakt.

Instructeurskwalificaties en online omgeving CWO
De afgelopen maanden zijn er veel instructeurs gekwalificeerd of zijn er kwalificaties opgehoogd. Deze kwalificaties zijn opgeslagen in de database ‘Salesforce’ en zijn voor de locaties in te zien. Het secretariaat heeft er voor gekozen het drukken en versturen van de instructeurspassen uit te besteden, dit naar volle tevredenheid van de locaties en het bestuur.

Locaties en vrijwilligers gebruiken voor diverse producten en diensten drie inlogmogelijkheden. Via de webshop worden diploma’s, vorderingenstaten en andere producten besteld. Daarnaast kan er worden ingelogd op www.cwo.nl voor diverse documentatie, het aan- en afmelden van PvB’s en andere examens. De derde inlogmogelijkheid is de database om een overzicht van het instructeursbestand in te zien. Deze verschillende mogelijkheden geven verwarring. De mogelijkheden om hier vereenvoudiging in te vinden dienen te worden onderzocht en is, in het kader van de ondersteuning van locaties en vrijwilligers, een belangrijk onderwerp voor het secretariaat en het bestuur.

Het Watersportverbond is, voor eigen rekening en risico, gestart met een groot project betreffende het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van Salesforce en rond dit aan het eind van het eerste kwartaal van 2018 af. Hiermee wordt de database, voor de locaties, gebruiksvriendelijker en kan de CWO haar dienstverlening optimaliseren.

Financiële administratie
De afgelopen maanden is er door het secretariaat veelvuldig gemaild en gebeld met locaties om openstaande facturen te innen. Waar er onduidelijkheid bestond over het ontvangen van de factuur of de factuur zelf zijn er direct kopien verzonden of uitleg gegeven betreffende de openstaande factuur. Naast het debiteurenbeheer is het secretariaat bij met het factureren van de passen en PvB afnames. Het bestuur constateert dat er nog diverse facturen open staan en vraagt locaties en opleiders om hun openstaande rekening(en) alsnog te voldoen. Wanneer er nog vragen zijn over facturen neem dan gerust contact op met het secretariaat.

Kwaliteitscommissie, controleurs, beoordelaars en gedelegeerden
Binnen de CWO spelen de kwaliteitscommissie, controleurs, beoordelaars en gedelegeerden een grote rol. Allen vrijwilligers die zich inzetten voor kwaliteitsbewaking van locaties en kwalificering van instructeurs. Het secretariaat heeft de afgelopen maanden veelvuldig bemiddeld in het vinden van PvB beoordelaars en gedelegeerden, waardoor er veel instructeurs zijn afgerond op I4 niveau of zijn er I4 die hun examinering bevoegdheid hebben behaald.

De komende maanden heeft de kwaliteitscommissie een drietal vergaderingen gepland om actuele vraagstukken door te nemen, zal er een evaluatie van de diplomalijn Jachtzeilen op de agenda staan en wordt er verder gepraat over een vereenvoudiging van de diplomalijnen.

De controleurs komen 9 november bij elkaar voor de najaarsvergadering. Tijdens deze vergadering zullen de controles worden geëvalueerd en persoonlijke leermomenten en leervragen gedeeld om zo nog beter voorbereid het volgende seizoen in te gaan. Wij danken alle beoordelaars, gedelegeerden, controleurs en KC leden voor hun inzet afgelopen seizoen.

Met vriendelijke groet,

CWO bestuur